Konstruktiv feedback: Hvordan giver man og hvordan modtager man?
Vi har sikkert alle drømt om det der klap på skulderen fra vores chef for et godt arbejde. Følelsen af værdsættelse motiverer os til at fortsætte med at gøre mere, det forstærker følelsen af veludført arbejde og giver os ønsket om at klare os endnu bedre.
De fleste virksomheder har en målsætning om god kommunikation. Internt som eksternt.
Det er et vigtigt værktøj til at opbygge gode teams.
At komme med positiv feedback er ofte ret nemt. Det kan være spontant foran teamet eller en lukket en-til-en-diskussion, men positiv feedback får både de der giver og de der modtager til at føle sig godt tilpas.
Hvad med "mum-effect"?
Lad os nu koncentrere os om den del, som vi alle føler os lidt utilpas ved.
Kommunikation af konstruktiv feedback, der stort set opfattes som negativ, men i sandhed er værdifuld for modtageren og hjælper dem med at trives. Det er naturligt at afholde sig fra at have vanskelige samtaler.
"Mum-effect" er en tilstand, hvor folk holder sig tilbage fra at dele negativ eller anden form for dårlig information, blot fordi de vil undgå at tackle de konsekvenser, der følger med denne potentielle konflikt.
Neurovidenskaben bag det hele
Det er værdifuldt at grave dybt ned og forstå videnskaben bag, hvad der sker, når man modtager feedback. Den menneskelige hjerne er designet til at handle på nogle få grundlæggende principper, hvoraf den ene er at holde os beskyttet mod enhver trussel.
Amygdala (på dansk mandelkernen) er en vigtig del af vores hjerne, der modtager information gennem vores sanser og omsætter disse til følelser. I overført betydning vil det sige at din hjerne fryser, når du modtager negativ feedback, der kan opfattes som en trussel. Dette fører til reduceret analytisk og kreativ tænkning, der gør dig mere ængstelig, stresset og lukker enhver form for handling.
Opbygning af en kultur, der letter feedback
For at undgå situationer, der kan udløse den såkaldte “mamma-effect”, er det her, du som leder skal gøre en indsats for at opbygge en kultur for medarbejderengagement, der letter feedback.
Giv tillid og pålidelighed
Tænk over dette: Du bliver sandsynligvis defensiv, når nogen går op til dig tilfældigt og påpeger fejl på noget, du har arbejdet på.
Det er mere sandsynligt, at du kan håndtere konstruktiv feedback og handle efter det, når det kommer fra nogen, du har tillid til. Tillid henviser her til den følelse af forståelse, du har til personens viden og tillid til, at de vil dig det bedste. At opbygge denne tillid vil naturligvis ikke ske på en dag.
At etablere et godt forhold til dine medarbejdere kræver kræfter og tid. Så tag dig tid til at vise dem at du er der for at hjælpe dem, sidde med dem, hvis det er nødvendigt og vigtigst af alt, afstå kontrol. Lad dit team vide, at du har tillid til, at de er ansvarlige for deres arbejde og undgå mikrostyring af deres opgaver.
Sørg for, at alle bliver hørt
Stil dit team mange spørgsmål. Vær åben for brainstorming og vis dem, at du vil gerne vil høre deres mening. Det magiske mantra til opbygning af et stærkt team, der fungerer optimalt, er “sørg for, at alles stemme bliver hørt.”
Skab balance mellem ris og ros
Denne Harvard Business Review-undersøgelse, der undersøgte effektiviteten af ”60 strategiske ledelseshold for strategiske forretningsenheder hos et stort informationsbehandlingsfirma” afslørede, at den største forskel mellem de mest og mindst succesrige teams var forholdet mellem positive og negative kommentarer. De mest effektive hold gav hinanden mere end fem positive kommentarer til hver kritik.
Så sørg for at balancere dit ris og ros, og benyt enhver lejlighed til at anerkende dit teams præstationer. Bare vær opmærksom på at du ikke begynder komme med falsk ros.
Sæt klare mål
Ideen om selve feedback er altid forbundet med målsætning. Målet her er at sætte standarden for at evaluere præstationen. Forestil dig, at du er klar til at give feedback til din salgsdirektør. Hvordan vurderer du de tal, han kommer med og vurderer hans præstation uden:
a) Undersøgelse af tidligere præstationer
b) En klar indsigt i hvad der er gjort vs hvad der var det forventede resultat?
Det hjælper altid, når du er specifik, klar og præcis om en medarbejders præstation. Fortæl dem, hvad de skal arbejde hen imod, giv dem klare mål, anerkend deres styrker og vis, hvordan de kan forbedre dem.
Den perfekte balance
Der er ingen regelbog eller strategi til at sammensætte feedback, der er effektiv. Mange medarbejdere vil have mere end blot ”Godt arbejde!” De vil have sandheden. Faktisk ønsker 72% af medarbejderne at høre korrigerende, kritisk feedback fra deres ledere også for at hjælpe dem med at forbedre deres præstationer.
Konstruktiv, korrigerende feedback skal besvare tre enkle spørgsmål med hensyn til arbejdsmål:
- Hvor skal jeg hen?
- Hvordan klarer jeg mig?
- Hvad bliver min næste handlingsplan?
Endelig, ud over alt det andet, der er blevet sagt og skrevet om kritisk-korrigerende feedback, er der endnu en ting at huske på:
Hvis du ikke selv kan tage det, skal du ikke give det!
Kunsten at acceptere konstruktiv feedback
Når alt er sagt og gjort, lægger de fleste ledere en masse tanke og overvejelse i den feedback, de giver videre. Det er virkelig svært at være i den modtagende ende og oftere end ikke, når du har arbejdet meget på noget, og hvis den feedback, du får, ikke er det, du forventede.
4 ting du skal huske, når du modtager feedback
1) Sænk paraderne og lyt!
Det er naturligt at gå i forsvarsposition, når nogen påpeger et problem med noget, du har gjort. Husk dig selv på, at de kun har de bedste intentioner og ønsker, at holdet skal lykkes. Hvis din øjeblikkelige reaktion ville være at enten modargumentere eller give dem en forklaring på, hvorfor du gjorde, som du gjorde det, skal du holde dig tilbage bare et ekstra sekund.
Overvej deres tanker, reflekter over det, og vigtigst af alt, undertyk dit ego, inden du svarer. Og husk, i næsten hvert tilfælde handler det ikke om dig.
2) Stil spørgsmål – afkod din feedback
Anerkend feedbacken med konstruktive spørgsmål. At stille relaterede spørgsmål giver dig mere klarhed og giver dig mere indsigt i den feedback du har fået.
3) Bebrejd ikke dig selv for meget
Det er helt okay, når du ikke ender med det bedste resultat hver gang! Bebrejd ikke dig selv for meget. Faktisk skal du tale om det med din leder under din feedback-session og fortælle dem, hvordan du har det. Du ved aldrig, hvad der kunne komme ud af dette møde. En anden hemmelighed er kun at tage det, du synes er nyttigt, og udelade resten.
4) Aktiv opfølgning
Tag noter og tag handling. Lav en plan for at håndtere den feedback, du modtager, og lad din leder vide, hvordan du skrider frem med rettidige opdateringer, fordi intet fungerer bedre end dette!
Konklusion
Arbejdspladser har en god feedback kultur, viser en enorm vækst for både organisationen og medarbejderne. En tidlig igangsætning af en god feedback kultur er nøglen til at opretholde den, når organisationen skalerer op. Den indsats der lægges i at skabe en god struktur, er ofte stor, men det er det værd, når belønningen er en øget medarbejder præstation og produktivitet, i det lange løb.
Læs mere om Zohos produkter og løsninger eller kontakt CRMzone for at høre mere.
