BlackstoneOne skabte sammenhæng mellem salg og økonomi med Zoho CRM og e-conomic

Fra manuelle processer til automatiseret fakturering

BlackstoneOne leverer en nordisk cybersikkerhedsplatform, der hjælper virksomheder med at identificere, prioritere og håndtere sårbarheder i deres digitale infrastruktur. Virksomheden arbejder med kunder på tværs af brancher og har behov for effektive processer, der understøtter både salg, abonnementshåndtering og fakturering.

For at skabe bedre sammenhæng mellem salg og økonomi anvender BlackstoneOne Zoho One med blandt andet Zoho CRM, Forms, Analytics, Campaigns og Desk. For at optimere arbejdsgangene yderligere valgte virksomheden at implementere CRMzones integration mellem Zoho CRM og e-conomic.

Udfordringen

Inden integrationen var flere processer præget af manuelt arbejde og dobbeltregistrering af data.

Kundeoplysninger blev registreret flere steder, hvilket øgede risikoen for fejl og manglende opdateringer af eksempelvis adresser og kontaktinformationer. Samtidig blev fakturaer oprettet manuelt, hvilket kunne resultere i fejl i produktvalg, pris, abonnementsperioder og periodisering.

Når en sælger oprettede en ny kunde eller indgik en aftale, var det ikke altid sikkert, at alle nødvendige oplysninger blev registreret korrekt fra starten. Det skabte ekstra administration for både salgsafdelingen og økonomifunktionen og gjorde det vanskeligere at opretholde en høj datakvalitet.

BlackstoneOne ønskede derfor en løsning, der kunne skabe en mere sammenhængende proces mellem CRM og økonomisystemet, reducere manuelle arbejdsgange og sikre, at data kun skulle registreres én gang.

“Tidligere brugte vi unødigt meget tid på dobbeltregistrering af data, og der var for stor risiko for fejl mellem salg og økonomi. Vi havde brug for en løsning, der kunne binde processerne sammen.”

Jan Minche

Managing Director, Danmark, Norge og Sverige, BlackstoneOne

The solution

BlackstoneOne havde allerede Zoho CRM som en central del af deres salgsproces. Sammen med CRMzone blev løsningen videreudviklet med implementering af
integrationen mellem Zoho CRM og e-conomic.

Integrationen synkroniserer kundedata, produkter, ordrer og fakturaer mellem de to systemer, så salgs- og økonomiafdelingen altid arbejder med de samme oplysninger.

Når en sælger lukker en aftale i CRM, kan der oprettes en proformafaktura direkte fra systemet. Fakturaen synkroniseres automatisk til e-conomic, hvor virksomheden kan vælge, om den skal sendes direkte til kunden eller godkendes af bogholderiet først.

Der er samtidig etableret processer og godkendelsesflows, som sikrer, at ændringer i eksempelvis betalingsbetingelser håndteres korrekt. På den måde opretholdes både datakvalitet og kontrol på tværs af organisationen.

For BlackstoneOne var det særligt vigtigt at understøtte håndteringen af abonnementer og fornyelser. Derfor blev løsningen designet med fokus på automatisering, korrekt datagrundlag og effektive arbejdsgange mellem salg og økonomi.

Hvorfor CRMzone?

Det var et naturligt valg, for BlackstoneOne at vælge CRMzone, da de allerede havde lavet Zoho CRM implementering for dem samt deres erfaring med Zoho og integrationer til e-conomic.

"CRMzone hjalp ikke alene med den tekniske implementering, men også med at designe de processer, der binder salg, abonnementshåndtering og økonomi sammen. Deres forståelse for abonnementsforretninger og fornyelsesprocesser gjorde det muligt at etablere en løsning, der understøtter vores arbejdsgange på tværs af afdelinger."

Jan Minche

Managing Director, Danmark, Norge og Sverige, BlackstoneOne

Implementeringen

Implementeringsforløbet blev oplevet som både effektivt og værdiskabende.

"CRMzones forståelse for samspillet mellem salgsprocesser og finansielle processer gjorde det muligt hurtigt at etablere en løsning, der understøttede vores behov. Samtidig hjalp de med strukturering og datarensning, så informationerne blev ensartede på tværs af systemerne."

Jan Minche

Managing Director, Danmark, Norge og Sverige, BlackstoneOne

Resultatet blev et fælles datagrundlag, som giver både salgsafdelingen og økonomifunktionen bedre indsigt og mere effektive arbejdsgange.

Resultater

Efter implementeringen har BlackstoneOne opnået en række konkrete forbedringer:

Færre fejl i kunde- og fakturadata
Hurtigere arbejdsgange på tværs af salg og økonomi
Mere automatisering af administrative processer
Højere datakvalitet
Flere timers besparelse om ugen for både salgsafdelingen og økonomifunktionen
Mere tid til kunderelaterede aktiviteter frem for administrativt arbejde

"Den største gevinst er, at vi har fået nogle optimale processer. Vi bruger mindre tid på administration, har færre fejl og langt bedre kvalitet i vores data."

Jan Minche

Managing Director, Danmark, Norge og Sverige, BlackstoneOne

Samarbejdet med CRMzone

"Det er værdifuldt at have en fleksibel partner, som forstår både forretningen og teknologien. Vi har været meget igennem sammen gennem årene, og det har skabt en høj grad af tillid og forståelse. CRMzone har samtidig en stærk forståelse for abonnementsforretninger og fornyelsesprocesser, hvilket har været en stor fordel for os."

Jan Minche

Managing Director, Danmark, Norge og Sverige, BlackstoneOne

Råd til andre virksomheder

"Mit råd er at få hjælp til opsætningen fra starten. Den rette opsætning sparer både tid og penge, og man kommer hurtigere i mål med de processer, der skaber værdi i hverdagen."

Jan Minche

Managing Director, Danmark, Norge og Sverige, BlackstoneOne

Support

"Det, jeg værdsætter ved CRMzone, er, at de ikke bare leverer hurtige svar. De tager sig tid til at forstå udfordringen og finder den løsning, der giver mest værdi på længere sigt. Det gør dem til en vigtig sparringspartner for os."

Jan Minche

Managing Director, Danmark, Norge og Sverige, BlackstoneOne